Для того щоб уникнути адміністративної відповідальності, що виникає у разі порушення як бюджетного законодавства, так і законодавства з питань публічних закупівель, у цій статті з’ясуємо, які документи та як варто передати від бухгалтера до уповноваженої особи.

Чому не можна здійснювати платежі без відома уповноваженої особи?

Кожному бухгалтеру потрібно розуміти, що неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі може призвести до накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб установи у розмірі 1 700 грн згідно зі статтею 164-14 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі — КУпАП).

Ба більше, придбання товарів, робіт і послуг до / без проведення процедур закупівель / спрощених закупівель відповідно до вимог Закону тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб установи в розмірі від 25 500 грн до 51 000 грн згідно зі статтею 164-14 КУпАП.

За укладення договорів, які передбачають оплату замовником товарів, робіт і послуг до / без проведення процедур закупівель / спрощених закупівель, визначених Законом, керівник бюджетної установи може понести адміністративну відповідальність у розмірі від 34 000 грн до 170 000 грн згідно зі статтею 164-14 КУпАП. Зважаючи, що керівник установи не завжди може зважати на погодження (візу) від уповноваженої особи, ризик виявлення аудитором такого порушення дуже високий.

Які документи та як бухгалтер надає уповноваженій особі?

Відповідно до частини 3 статті 3 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) у разі здійснення закупівель товарів, робіт і послуг, вартість яких не перевищує 50 тисяч гривень, замовник повинен дотримуватися принципів здійснення публічних закупівель та може використовувати електронну систему закупівель, у тому числі електронні каталоги для закупівлі товарів. У разі здійснення таких закупівель без використання електронної системи закупівель замовник обов’язково оприлюднює в електронній системі закупівель, відповідно до статті 10 Закону, звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.

Частиною 2 статті 638 Цивільного кодексу України (далі — ЦКУ) визначено, що договір укладається шляхом пропозиції однієї сторони укласти договір (оферти) і прийняття пропозиції (акцепту) другою стороною. Пропозиція укласти договір має містити істотні умови договору і виражати намір особи, яка її зробила, вважати себе зобов’язаною у разі її прийняття.

Якщо особа, яка одержала пропозицію укласти договір, у межах строку для відповіді вчинила дію відповідно до вказаних у пропозиції умов договору (відвантажила товари, надала послуги, виконала роботи, сплатила відповідну суму грошей тощо), яка засвідчує її бажання укласти договір, ця дія є прийняттям пропозиції, якщо інше не вказано в пропозиції укласти договір або не встановлено законом.

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій (частина 1 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»). На підставі первинного документа, який можна вважати пропозицією / офертою та фактом прийняття такої пропозиції, керуючись річним планом закупівель, уповноважена особа (далі — УО) може прозвітувати в електронній системі протягом трьох робочих днів з дня укладення договору про закупівлю.

Статтею 1 Закону про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні визначено, що первинний документ — документ, який містить відомості про господарську операцію. Тож у разі здійснення закупівель (видатків) до 50 тис. грн бухгалтер може надати УО, зокрема, такі документи:

видаткову накладну;
товарно-транспортну накладну;
касовий чек;
товарний чек;
розрахункову квитанцію;
інвойс;
акт про прийняття-передання товару / роботи / послуги;
договір тощо.

Акцентуємо увагу: для того щоб УО мала змогу правильно та вчасно (протягом трьох робочих днів) прозвітувати в системі, будь-який із вищезазначених документів має бути оформлений належним чином. Крім того, задля виконання вимог Закону УО має отримати інформацію про кількість, місце та строк поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг, строк виконання договору. Варто, щоб такий документ містив істотні умови договору, зокрема предмет, ціну та строк дії договору. При цьому під предметом мається на увазі найменування (номенклатура, асортимент) та кількість продукції (робіт, послуг), а також вимоги до їх якості.

Найчастіше виникають проблеми з якістю, оскільки таку інформацію часто взагалі не включають до первинного документа. Вимоги щодо якості предмета договору визначаються відповідно до обов’язкових для сторін нормативних документів, зазначених у статті 15 цього Кодексу, а у разі їх відсутності — у договірному порядку, з додержанням умов, що забезпечують захист інтересів кінцевих споживачів товарів і послуг. Якість предмета закупівлі залежить від його специфіки.

Рекомендуємо налагодити роботу з постачальниками так, щоб первинні документи містили всі істотні умови, визначені законодавством. Зокрема, щодо якості зазначати, приміром, так:

«Якість товару відповідає чинному законодавству України» або

«Якість товарів, що поставляються, відповідає стандартам, технічним умовам, іншим вимогам чинного законодавства, встановленим на території України».

Стосовно здійснення процедур закупівель / спрощених закупівель УО від бухгалтера може, приміром, просити надати копію кошторису / тимчасового кошторису, оскільки таку інформацію УО використовує під час планування закупівель, особливо в кінці та на початку бюджетного року. При цьому вкрай важливо:

бухгалтерії при надходженні додаткових асигнувань проінформувати УО щодо нововиділених сум для здійснення останньою додаткових закупівель. У разі здійснення закупівель у зв’язку з додатково виділеними коштами бухгалтерії необхідно передати УО відповідний документ, що свідчить про факт виділення додаткових коштів, приміром копію рішення міської ради тощо. Аналогічні дії слід вжити бухгалтерії у разі скорочення фінансування;
бухгалтерії (або іншій відповідальній особі установи) з моменту настання будь-якої із зазначених подій: «з дня виконання сторонами договору про закупівлю / з дня закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами / розірвання договору про закупівлю» довести до УО залишки коштів по такому договору про закупівлю / договору для можливості планування додаткових закупівель та звітування про виконання договору про закупівлю. Таке «інформування УО» може бути навіть в усній формі, якщо інше не встановлено внутрішніми документами установи. Проте рекомендуємо інформувати про фактичну оплату за договором шляхом передання відповідних документів від бухгалтерії до УО;
УО чи іншій відповідальній особі установи, що укладає договір про закупівлю / договір, вчасно передати бухгалтерії такий документ для подальшої та вчасної реєстрації в Казначействі.

Останній пункт вартує більшої уваги, оскільки відповідно до пункту 1 частини 2 статті 7 Закону про закупівлі Казначейство до здійснення оплати за договором про закупівлю перевіряє наявність:

річного плану (в ЕСЗ);
договору про закупівлю (наданого Казначейству в паперовій формі або в електронному вигляді через відповідне програмне забезпечення);
звіту про результати проведення публічних закупівель (в ЕСЗ, утім, найчастіше такий документ надають у паперовому вигляді разом з іншими документами під час реєстрації договору про закупівлю).

Водночас функції Казначейства не обмежуються перевіркою лише фактичної наявності документів, але й поширюються на перевірку цих документів у частині дотримання замовниками правильності оформлення підтвердних документів (річного плану; договору про закупівлю; звіту про результати проведення процедури закупівлі (спрощеної закупівлі)) та відповідності цих даних у системі Prozorro. А забезпечити таку відповідність повинна УО.

Якщо вищезазначені дії співробітниками установи не виконуються на «автоматичному рівні», такі обов’язки слід унормувати у внутрішніх документах установи. Наприклад, у Порядку взаємодії структурних підрозділів під час планування та проведення закупівель чи посадових інструкціях відповідних осіб.